Registro de jornada en España: guía completa para empresas

Qué es el registro de jornada

Es la obligación de la empresa de anotar cada día a qué hora empieza y a qué hora termina de trabajar cada persona de su plantilla. Está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 y que es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019.

Su finalidad es que se pueda comprobar que se respetan los límites de jornada y que las horas extraordinarias se pagan o se compensan. Va en la misma línea que la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18), que exige a los Estados que las empresas tengan un sistema objetivo, fiable y accesible para medir la jornada diaria.

A quién obliga

A todas las empresas con personas contratadas, sin excepción por tamaño ni por sector. Una empresa de dos personas tiene la misma obligación que una de dos mil.

Afecta a toda la plantilla: jornada completa y parcial, contratos indefinidos y temporales, trabajo presencial y a distancia. El Ministerio de Trabajo considera que queda fuera el personal de alta dirección, que tiene una relación laboral especial. Un autónomo sin personas contratadas no tiene a quién registrar.

Qué hay que registrar

Como mínimo, cada día y por cada persona:

• La hora concreta de inicio de la jornada.
• La hora concreta de finalización.

La ley no obliga a registrar las pausas. Pero si una pausa no cuenta como tiempo de trabajo, conviene registrarla: si no, el registro dirá que la jornada fue más larga de lo que fue, y será la empresa quien tenga que demostrar lo contrario.

Hay dos casos con obligaciones añadidas:

• Contratos a tiempo parcial (artículo 12.4.c del Estatuto): las horas se registran día a día, se totalizan cada mes y se entrega a la persona una copia del resumen junto con la nómina. Si no se cumple, se presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario.
• Horas extraordinarias (artículo 35.5 del Estatuto): se registran día a día, se totalizan en el periodo de pago del salario y se entrega a la persona una copia del resumen.

Cómo se organiza y en qué formato

La forma de llevar el registro se decide por convenio colectivo o por acuerdo de empresa. Si no hay ninguno de los dos, la decide la empresa, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.

Hoy la ley no impone un formato: vale el papel, una hoja de cálculo o una aplicación, siempre que el registro sea fiable, que refleje la jornada real y que no se pueda alterar después sin dejar rastro. Ese último punto es el que suele fallar con el papel y con una hoja de cálculo que cualquiera puede editar: ante una inspección o un juicio, un registro que se puede reescribir prueba poco.

Si la plantilla teletrabaja, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia exige que el registro refleje fielmente el tiempo de trabajo, incluidos el momento de inicio y el de finalización.

Cuánto tiempo se guarda y quién puede verlo

La empresa debe conservar los registros durante cuatro años. Un fichaje de hoy tiene que poder consultarse dentro de cuatro años.

Durante ese tiempo, el registro tiene que estar a disposición de:

• Las propias personas trabajadoras, respecto de su registro.
• Su representación legal.
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Al ser datos personales, se aplican el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018: el registro se usa para controlar la jornada y no para otra cosa, y hay que informar a la plantilla de cómo se trata. La Agencia Española de Protección de Datos considera difícilmente justificable fichar con huella dactilar o reconocimiento facial, por ser datos biométricos.

Qué pasa si no se cumple

No llevar el registro, o llevarlo de forma incompleta o poco fiable, es una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La multa, según el artículo 40.1.b, va de 751 a 7.500 euros:

• Grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.
• Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.
• Grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.

Hoy la multa se impone por infracción, no por cada persona afectada; el número de personas afectadas sirve para graduarla dentro de esa horquilla. Pero la multa no suele ser lo más caro: sin un registro fiable, la empresa tiene difícil defenderse de una reclamación de horas extraordinarias, y en los contratos a tiempo parcial se presume la jornada completa.

La reforma del registro digital: en qué punto está

A 2 de noviembre de 2026, el Real Decreto del registro horario digital no está aprobado ni publicado en el BOE. Hoy no es obligatorio que el registro sea digital.

El Ministerio de Trabajo tramita desde 2025 un Real Decreto para endurecer el registro. Según el borrador conocido, exigiría:

• Un registro exclusivamente digital, lo que dejaría fuera el papel y las hojas de cálculo editables.
• Que las correcciones dejen rastro y no borren el registro original.
• Que la Inspección pueda consultarlo, previsiblemente a distancia.
• Que cada persona pueda acceder a su propio registro.

En marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable, que no es vinculante: considera que parte de ese contenido necesita una ley y no un decreto, y que el plazo de adaptación previsto era demasiado corto. Desde entonces el texto se ha aplazado varias veces, y con las elecciones generales convocadas para el 29 de noviembre de 2026 su fecha es incierta. Tampoco está fijado el periodo de adaptación: se han barajado entre seis meses y un año.

Sea cual sea su fecha, la dirección es clara: un registro digital, que no se pueda alterar sin dejar rastro y que la Inspección pueda consultar. Quien ya lleve el registro así no tendrá que cambiar nada.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el registro de jornada?

Sí, para todas las empresas con personas contratadas desde el 12 de mayo de 2019, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Hay que registrar cada día la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona.

¿Es obligatorio que el registro de jornada sea digital?

Hoy no. A 2 de noviembre de 2026, el Real Decreto que lo haría obligatorio no está aprobado ni publicado en el BOE. Mientras tanto vale cualquier formato fiable, que refleje la jornada real y que no se pueda alterar sin dejar rastro.

¿Sirve una hoja de Excel para el registro de jornada?

La ley actual no lo prohíbe, pero un archivo que cualquiera puede editar sin dejar rastro es un registro poco fiable, y es lo que la Inspección y los tribunales valoran. El borrador de la reforma del registro digital dejaría fuera las hojas de cálculo editables.

¿Hay que registrar las pausas?

La ley no lo exige. Pero si una pausa no cuenta como tiempo de trabajo, conviene registrarla: si no, el registro reflejará una jornada más larga de la real.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?

Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.

¿Puede una persona trabajadora pedir su registro de jornada?

Sí. El registro tiene que estar a su disposición. En los contratos a tiempo parcial, además, la empresa debe entregarle cada mes el resumen de sus horas junto con la nómina.

¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?

Es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con una multa de 751 a 7.500 euros. Hoy se impone por infracción, no por cada persona afectada, y el número de personas afectadas sirve para graduarla.

¿Qué pasa si alguien olvida fichar?

Se corrige el registro, pero dejando constancia de la corrección: quién la hizo, cuándo y por qué. Borrar o reescribir el dato original sin rastro es lo que convierte un registro en poco fiable.

¿Se puede fichar con la huella dactilar?

La Agencia Española de Protección de Datos considera difícilmente justificable usar datos biométricos, como la huella o el reconocimiento facial, para el control horario. Hay alternativas menos invasivas: el móvil, un PIN, un código QR o una tarjeta.